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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Responsable del Tratamiento (en adelante FAST ENGLISH INTERNATIONAL), en calidad de Responsable del Tratamiento pone en conocimiento de estudiantes, padres de familia, empleados, contratistas, aspirantes, y en general a los titulares de datos personales que compartan información personal con FAST ENGLISH INTERNATIONAL, su Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Nombre: Carlos Alberto Blum Beltrán
NIT. 94523258-1
Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca. Colombia.
Dirección: Carrera 66 No. 12 – 16 Barrio Limonar. Santiago de Cali. Valle del Cauca. Colombia.
Correo: fastenglishinternational@gmail.com
Teléfono: 032 3307985 – 032 3308844
Página Web: www.fastenglish.edu.co

2. Tratamiento y Finalidad

El tratamiento que FAST ENGLISH INTERNATIONAL da a los datos personales es: recolección, almacenamiento, uso, circulación, divulgación, supresión y/o de cualquier otra manera la administración de Datos Personales.

Los Datos Personales que FAST ENGLISH INTERNATIONAL recolecta y trata son usados con las siguientes finalidades:

2.1. ESTUDIANTES, ESGRESADOS, PADRES DE FAMILIA.

2.1.1. Cumplir las leyes aplicables para la educación privada en Colombia, incluidos, entre otros, los requisitos del Ministerio de Educación o las autoridades locales.

2.1.2. Identificación del estudiante y padres de familia para la consolidación de la prestación de los servicios de la institución educativa. Se realiza la recolección de huellas digitales al aceptar el manual de convivencia y políticas del proceso de formación para corroborar la identidad de la persona en caso de cualquier necesidad del servicio y/o jurídica.

2.1.3. Realizar el contacto con el estudiante y/o padre de familia para brindar información de diferente índole referente a los servicios educativos de la institución, información comercial, inicio de clases, seguimiento de asistencia e inasistencia a clases, o en caso de enfermedad, accidente o necesidad de contacto, entre otros.

2.1.4. Realización de estadísticas en razón a la edad del estudiante y en caso de los menores de edad, de identificación de los mismos para realizar seguimiento con los tutores legales.

2.1.5. Se realizan toma de fotografías tendientes a ser publicadas en diferentes redes sociales de la institución educativa con fines
informativos, comerciales, y de publicación del estudiante con su diploma de grado del curso completo de la institución educativa.

2.1.6. Realizar control de horario, asistencia a clases, seguimiento de pago de mensualidades, facturación, envío de información comercial, entre otros.

2.1.7. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, de calidad, interbancaria y financiera, entre otros.

2.1.8. Realizar gestiones administrativas y financieras.

2.1.9. Formalizar procesos de contratación y efectuar la prestación del servicio, la entrega del producto adquirido, aceptación de políticas educativas, etc.

2.1.10. Informar, o evaluar la calidad de sus productos o servicios de la institución.

2.1.11. Atender a los requerimientos de autoridades competentes.

2.1.12. Atender a obligaciones legales en la conservación de documentos.

2.1.13. Llevar a cabo las actividades y gestiones enfocadas al cumplimiento de las obligaciones originadas y derivadas de cualquier relación jurídica y/o comercial que se establece con el Titular, en desarrollo del objeto social y de la actividad  comercial de FAST ENGLISH INTERNATIONAL.

2.1.14. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o cualquier otro.

2.1.15. Para conocer la información del titular el dato que repose en centrales de información crediticia o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y proveniente de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008, y bases de datos de antecedentes judiciales, entre otros.

2.1.16. Para dar trámite y respuesta a las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los estudiantes y/o padres de familia.

2.1.17. Archivar y actualizar los sistemas de protección y custodia de información y Bases de Datos de la institución.

2.1.18. El cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

2.1.19. Realizar estudios internos o procesos de auditoría interna o externa.

2.1.20. Expedir certificaciones académicas, administrativas y diplomas.

2.1.21. Informar a padres de familia sobre la situación académica del estudiante, asistencia a clase, e información en general.

2.1.22. Llevar el registro de notas académicas.

2.1.23. Recepción y atención de solicitudes, quejas y reclamos.

2.1.24. Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la institución educativa y la prestación de sus servicios.

2.2. EMPLEADOS, CONTRATISTAS, PROVEEDORES, COLABORADORES, ASPIRANTES Y TITULARES EN GENERAL

2.2.1. Realizar la recolección, estudio, procesamiento y supresión de hojas de vida, para el desarrollo de procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.

2.2.2. Realización de pago de honorarios, salarios, bonificaciones, entre otros.

2.2.3. Afiliación a la seguridad social de empleados y seguimiento al cumplimiento de obligaciones de afiliación de contratistas en cumplimiento de las obligaciones legales en materia de seguridad social.

2.2.4. Comunicaciones con empleados y contratistas en coordinación de horarios de clase, entrega de notas, seguimiento a estudiantes, cumplimiento de horarios, metas, obligaciones y demás.

2.2.5. Control de horario, asistencia, y acceso físico a instalaciones de la institución.

2.2.6. Realización de capacitaciones de diferente índole (educativas, cumplimiento legal, políticas de calidad) y evaluaciones de desempeño y cumplimiento.

2.2.7. Asignación y uso de activos y herramientas de trabajo.

2.2.8. Recepción y atención de solicitudes, quejas y reclamos.

2.2.9. Atender a los requerimientos de autoridades competentes.

2.2.10. Atender a obligaciones legales en la conservación de documentos.

2.2.11. Comunicar información relacionada con informes de servicios, facturación, recibos de pago, entre otros documentos relacionados con las relaciones contractuales.

2.2.12. Realizar gestiones administrativas y financieras, relacionadas con los vínculos comerciales.

2.2.13. Controlar y prevenir el fraude y el lavado de activos.

2.2.14. Archivar, actualizar y suprimir, las bases de datos físicas y digitales de información personal de la institución.

2.2.15. El cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

2.2.16. Realizar estudios internos o procesos de auditoría interna o externa.

2.2.17. Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la institución educativa.

3. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Acorde a lo contemplado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tienen los siguientes derechos, además de los derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización de datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FAST ENGLISH INTERNATIONAL como Responsable del Tratamiento o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,  inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada FAST ENGLISH INTERNATIONAL como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por FAST ENGLISH INTERNATIONAL como Responsable del Tratamiento o los Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Parágrafo primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titulas como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.

Parágrafo segundo: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

4. Autorización al Titular de Datos Personales

FAST ENGLISH INTERNATIONAL solicitará de manera previa e informada del Titilar del dato, o en el momento de recolectar la información, su autorización para efectuar su recolección y Tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. Se entenderá que la autorización queda surtida cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

4.1. Autorización de Datos Personales de Menores de edad

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5. Casos en que no es necesaria la Autorización

Acorde al Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En todo caso, FAST ENGLISH INTERNATIONAL realizará el tratamiento de dichos datos conforme a sus Políticas de Tratamiento y las normas aplicables.

6. Identificación Del Responsable y Encargado Del Tratamiento

FAST ENGLISH INTERNATIONAL actúa como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, sin perjuicio de la posibilidad de tener más encargados del tratamiento. Por lo anterior cumple a cabalidad con los deberes de los responsables de tratamiento y encargados del tiramiento en los términos de los  artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

7. Atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área de Servicio al Cliente es la designada por la institución para atender oportunamente las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información personal en el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Para estos efectos el Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo dirigida a FAST ENGLISH INTERNATIONAL, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 8:00 p.m. al correo electrónico fastenglishinternational@gmail.com o radicarla en la Carrera 66 No. 12 – 16 Barrio Limonar. Santiago de Cali. Valle del Cauca. Colombia. La petición, queja o reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información:

  • Nombre Completo del Titular.
  • Número de identificación.
  • Datos de localización del Titular.
  • Descripción de los hechos que motivan la consulta, queja, reclamo o revocatoria de la autorización.
  • Medio por el cual desea recibir la respuesta.
  • Los documentos que respalden la solicitud.

8. Termino para responder las consultas y reclamos

El término máximo para atender la consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

Si este resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el
reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

9. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FAST ENGLISH INTERNATIONAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los datos personales
ejecutará las acciones necesarias con el fin de garantizar la seguridad de la información.

10. Canales de atención:

Dirección: Carrera 66 No. 12 – 16 Barrio Limonar. Santiago de Cali. Valle del Cauca. Colombia.
Correo: fastenglishinternational@gmail.com

11. Periodo de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de FAST ENGLISH INTERNATIONAL serán conservadas durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las normas aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

12. Fecha de entrada en vigencia

La presente política rige a partir del 28 de febrero de 2018, y cualquier cambio sustancial será informado a través de la página web www.fastenglish.edu.co y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente.

Atentamente,

FAST ENGLISH INTERNATIONAL